Zarządzanie

Zarządzanie administrowanie nieruchomością

Kompleksowa obsługa realizowana jest przez nas w 3 głównych obszarach funkcjonalności każdego budynku. Tworzą je:

• współpraca skupiona na etapie przejęcia nieruchomości oraz negocjacji z deweloperem,
• bieżące sprawy związane z nadzorowaniem obiektu (w tym także: obsługa techniczna),
• obsługa ekonomiczno-finansowa.

Zarządzanie nieruchomościami w ramach współpracy z deweloperem oraz w trakcie przejęcia obiektu:

• zatwierdzenie sporządzonym przez administratora nieruchomości protokołem przyjęcia budynku wraz z jego pełną dokumentacją dotyczącą zarówno działań administracyjnych, jak i prac budowlanych;
• podejmowanie natychmiastowych działań w przypadku wykrycia niekompletności dostarczonej przez dewelopera dokumentacji obiektu (interwencja podejmowana przez zarządcę nieruchomości również w sytuacji konieczności weryfikacji dokumentów);
• kompleksowe poradnictwo prawne pozwalające na sprawne uregulowanie prawno-formalnego statusu przejmowanej nieruchomości – dotyczy to również konieczności powołania Wspólnoty;
• kompleksowe doradztwo mające na celu minimalizację, a nawet całkowitą likwidację zagrożeń związanych z nieuregulowanymi prawnie stosunkami stron, którymi są właściciele lokalu oraz deweloperzy;
• przeprowadzenie dokładnej analizy bieżących wydatków eksploatacyjnych oraz stworzenie planu optymalizacyjnego mającego na celu zmniejszenie wydatków niezbędnych do utrzymania obiektu (działanie to obejmuje również przygotowanie wstępnych umów oraz ich negocjowanie z dostawcami usług bądź podwykonawcami);
• nadzorowania procesu usuwania wszelkich, wykrytych usterek pojawiających się wskutek niewłaściwego wykonania zlecenia przez wykonawcę; dotyczy to również usterek indywidualnych lokali, które są zgłaszane do dewelopera przez mieszkańców (administrator nieruchomości zajmuje się także przyjmowanie zgłoszeń dotyczących usterek);
• bieżące sporządzanie raportów przedstawiających listę wykrytych przez użytkowników danego obiektu wad i usterek – tak w częściach wspólnych budynku, jak i w lokalach indywidualnych.

Działania bieżące skupione na aktualnym stanie obiektu:

• sporządzenie dokumentacji wewnętrznej, czyli przygotowanie szkiców regulaminów wewnętrznych Wspólnot Mieszkaniowych, regulaminów określających sposoby rozliczania się z dystrybucji i eksploatacji mediów, statutów, jak również regulaminu porządku domowego
• pełne administrowanie nieruchomościami obejmuje również organizację ewentualnej zmiany banku;
• regularne uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej, jak i spotkaniach organizacyjnych (wynikających z aktualnych potrzeb oraz konieczności podjęcia określonych decyzji w ramach zarządzania nieruchomościami)
• stała współpraca z Zarządem lub Właścicielem;
• nieustanna troska o pełne zadowolenie i satysfakcję mieszkańców;
• dostępność administratora nieruchomości (jego obecność na terenie obiektu w uzgodnionych terminach – możliwość konsultacji, zgłoszenia uwag lub usterek);
• bieżące informowanie mieszkańców o wszelkich, podejmowanych działaniach oraz niezapowiedzianych wcześniej zdarzeniach w części wspólnej, wpływających na komfort użytkowania obiektu;
• bieżące rozwiązywanie zgłaszanych przez mieszkańców problemów i usterek;
• rzetelne prowadzenie wykazu lokali (wraz z uwzględnieniem ilości osób je zamieszkujących oraz aktualnych adresów właścicieli);
• dokładna weryfikacja stanu formalnego i faktycznego obiektu;
• stałe monitorowanie ubezpieczeń, którymi obecnie dysponuje dana nieruchomość;
• profesjonalne przygotowywanie zebrań sprawozdawczych właścicieli obiektów oraz ich - kompleksowa obsługa;
• kontakt z zarządcą możliwy także drogą elektroniczną (e-mail) oraz telefoniczną;
• zachowanie stałej łączności telefonicznej ze służbami technicznymi;
• utrzymywanie stałego kontaktu z mieszkańcami wspólnoty
• kompleksowe administrowanie nieruchomościami potwierdzone regularnym raportowaniem;
• rzetelne monitorowanie oraz nadzorowanie jakości realizowanych przez firmy zewnętrzne usług związanych ze sprawnym funkcjonowaniem obiektu;
• zarządzanie nieruchomościami realizowane poprzez stałe kontrole i wizytacje mające na celu ocenę poprawności pracy dostawców usług – inspekcje zakończone zostają sporządzeniem stosownej dokumentacji (także fotograficznej) oraz raportem;
• monitorowanie dostaw mediów (gaz, woda, energia elektryczna etc.) oraz regularnego wywozu śmieci;
• monitorowanie efektywnej współpracy z firmą odpowiedzialną za utrzymanie terenu w należytym porządku i czystości;w przypadku konieczności wyboru dostawcy danej usługi – zarządca nieruchomości podejmuje się przygotowania zestawienia ofertowego (min.3 propozycje od 3 różnych dostawców) i przedstawienia go Zarządowi oraz Właścicielowi;
• w imieniu Klienta administrator nieruchomości utrzymuje stały kontakt i pozytywne relacje z organami samorządowymi oraz instytucjami administracyjnymi;
• regularne dokonywanie odczytów liczników znajdujących się w części wspólnej obiektu (ma to na celu monitorowanie poprawności dostaw mediów) oraz nadzorowanie odczytów dokonywanych przez podmioty zewnętrzne (dotyczy: liczników indywidualnych znajdujących się w lokalach);
• kompleksowe doradztwo ukierunkowane na optymalizację w zakresie korzystania z usług dostawców mediów;
• rzetelne analizy oraz profesjonalne doradztwo wskazujące na rozwiązania pozwalające zminimalizować koszty eksploatacyjne obiektu oraz koszty korzystania z usług podmiotów zewnętrznych;
• śledzenie realizacji przeglądów technicznych obiektów oraz pilnowanie ich terminowego wykonania (dotyczy także kontroli obowiązkowych – zgodnie z treścią prawa budowlanego - których wymagają m.in. urządzenia i instalacje stanowiące podstawowe wyposażenie techniczne obiektu);
• bieżące prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji technicznej zgodnej z wymogami i rozporządzeniami prawa budowlanego;
• stałe kontrolowanie:realizacji prac zleconych firmom zewnętrznym odpowiedzialnym za prawidłową konserwację budynku,realizacji usług mających na celu natychmiastowe usunięcie zgłoszonych usterek (wraz z ich skutkami);
• poprawności prac wykonywanych przez firmy budowlane oraz remontowo-modernizacyjne;
• negocjowanie i sporządzanie umów, które pozwolą na sprawne i efektywne

Zarządzanie nieruchomościami w obrębie obsługi ekonomiczno-finansowej:

• zadaniem administratora nieruchomości jest stałe prowadzenie ewidencji kosztów utrzymania obiektu, w tym także: kosztów zaliczek uiszczanych w celu pokrycia kosztów eksploatacyjnych;
• sporządzenie projektu planu gospodarczego przyjmującego formę planu rzeczowo-finansowego;
• na podstawie przedstawionych przez Wspólnotę Mieszkaniową uchwał – zarządca nieruchomości przygotowuje naliczenia zaliczek;
• wsparcie w trakcie pozyskiwania kredytu bankowego – np. na prace remontowo-modernizacyjne;
• kompleksowa obsługa rachunku kredytowego Wspólnoty Mieszkaniowej; w przypadku, kiedy podatek od nieruchomości nie jest uiszczany bezpośrednio przez użytkowników/właścicieli lokali – administrator w odpowiednim terminie zwraca się do Zarządu z przypomnieniem o zbliżającym się obowiązku uiszczenia opłaty podatkowej;
• sporządzenie dokumentów o charakterze podsumowującym, a w tym: rozliczeń planów gospodarczych, rocznych sprawozdań finansowych, kwartalnych raportów o uzyskanych przez Wspólnotę przychodach oraz poniesionych w danym okresie kosztach związanych z eksploatacją obiektu;
• sprawowanie nadzoru nad działaniami windykacyjnymi podejmowanymi z tytułu pożytków oraz innych przychodów (nadzorowanie oraz uczestnictwo administratora nieruchomości w procedurze windykacyjnej nie obejmuje spraw sądowych);
• w imieniu Klienta zarządca nieruchomości dokonuje rozliczenia zaliczek uiszczonych przez mieszkańców z tytułu kosztów utrzymania części wspólnej obiektu, przeprowadzanych prac remontowo-modernizacyjnych oraz kosztów za korzystanie z mediów: w przypadku kosztów prac remontowo-budowlanych oraz stałych kosztów utrzymania obiektu – rozliczeń dokonuje się raz w roku, w przypadku kosztów zużycia mediów – rozliczeń dokonuje się raz na sześć miesięcy; zarządca nieruchomości, na prośbę właścicieli bądź mieszkańców wystawia zaświadczenia lub poświadczenia;
• zadaniem administratora jest terminowe przygotowanie płatności do autoryzacji (podpisu);
• w ramach stałego administrowania nieruchomościami zarządcy pełnią dyżury (8h tygodniowo) oraz pozostają do dyspozycji mieszkańców i właścicieli lokali telefonicznie bądź mailowo;
• przygotowanie strategii optymalizacyjnej pozwalającej wykorzystać potencjał lokalizacji obiektu Wspólnoty Mieszkaniowej (np. dzierżawa powierzchni reklamowej).